Közeleg a Karácsony és az év legsűrűbb 5-6 hete. Sok cégnél ilyenkor jön be az éves bevétel nagy része, tehát legtöbbünk számára a munkahelyi feladatok száma és volumene is megnő. Emellé jönnek még az ünnepekkel kapcsolatos teendők, és máris megjelennek a túlterheltségből adódó időgazdálkodási problémák.

Ennek azonban nem feltétlenül kell így lennie. Ha követed az alábbi hat tanácsot, sokkal könnyebben fogod „átvészelni” a karácsony estéig terjedő hektikus heteket, és a hatékonyan végzett munka jóleső érzésével tudsz majd leülni az ünnepi vacsorához.

Hat ötlet időd jobb menedzseléséhez a kritikus időszakokban:

1. Munkád 10-20%-a hozza az eredmények 70-80%-át; ezekre koncentrálj.

Magyarul: időd legalább ¾-ében felesleges dolgokat csinálsz. Ha ezt most nem hiszed el, akkor elemezd ki a múlt hetedet. Nagy valószínűséggel azt fogod találni, hogy a 40 órából legalább 25-30 óra tűzoltás, adminisztráció, haszontalan vagy alacsony hatékonyságú munkával eltöltött idő volt.

Ha az ember ezzel hajlandó szembenézni, akkor egy ponton rádöbben: nem az a kihívás, hogy többet végezzünk el, hanem az, hogy CSAK azt a 10-15 órát hagyjuk meg, ami igazán produktív. Egyszerű megszabadulni a többitől? Egyáltalán nem. Minden egyes feladatra egyenként kell kidolgozni a megoldást: elhagyni, elhalasztani, delegálni, stb.

Aztán amikor megmaradt a legproduktívabb 10 óra, akkor ugyanezzel a módszerrel be lehet hozni még tíz órát, ami szintén ilyen hatékony, és így tovább… Ha ezt megcsinálod, belekerülsz az emberek szuperproduktív 1%-ába, és nem lesz ellenfeled, akármilyen területen is dolgozol.

2. Amit meg kell tenned, azt tedd meg MOST.

Van egy gyönyörű magyar közmondás: amit ma megtehetsz, ne halaszd holnapra. A halasztgatás/halogatás óriási mentális energiákat emészt fel. Ehelyett egyszerűen csak csináld meg, amiről tudod, hogy előbb-utóbb így is, úgy is meg kell tenned. A tízmilliós kérdés: hogyan?

A napot mindig a legfontosabb dologgal kezdd. Ez a Brian Tracy-féle BÉKA. Stephen Covey zseniális prezentációjában ezek a feladatok a Nagy Kövek. Ha van egy nagy edényed és sok – nagy, kicsi, apró – köved, akkor csak úgy lehet mindet belerakni, ha a nagy kövekkel kezded. Az apró kövek aztán kitöltik a réseket.

Alapvető, hogy pontosan tudd a prioritásaidat. Írd ezt le, és a munkanap során ragaszkodj hozzá, hogy abban a sorrendben végezd el a feladataidat. Az élet ezt gyakran felülírja, de meglepően sokszor be lehet tartani.

3. Jutalmazd meg magad az elért eredményeidért.

Lehet ez egy kis szünet a munkában, egy csoki vagy egy egy süti, ha nagyobb projekt volt, akkor egy ruha vagy valamilyen műszaki cucc; bármi, ami neked jutalom. Rögtön jutalmazd meg magad, mert ez arra kondicionálja az agyat, hogy érdemes megcsinálni, hiszen „valamit kapni fogok érte”. Ha következetesen csinálod, akkor egyre motiváltabb leszel, hogy betartsad a prioritásaidat.

4. Totálisan fókuszálj az adott feladatra.

A legtöbb ember bármivel is foglalkozik, gondolatai folyamatosan ezerfelé cikáznak. Így azonban radikálisan romlik a hatékonyság. Koncentrálj 100 százalékosan arra, amit csinálsz. Szabadulj meg a negatív gondolatoktól, legyenek pozitív elvárásaid és legyél teljesen jelen a pillanatban.

5. Azt csináld, amiben jó vagy.

Általában véve is ez az eredményes élet alapja. Én három dologban vagyok jó: írás, előadás, coaching. És van legalább 3 ezer más, amiben meg nem. Ha azonban erre a háromra fókuszálok, akkor sikeres és eredményes leszek. Ha nem, akkor maximum csak átlagos.

Neked mi az a néhány dolog, amiben igazán jó vagy? Ha ezeket megtalálod, és rájuk fókuszálsz, teljesen biztosra vehető, hogy sikeres leszel. A legtöbb ember nem ezt teszi, és ezért szétesik az élete.

6. Ne törekedj a tökéletességre.

Tegyük fel, hogy egy projektet 10 óra alatt 80-90%-os készültségre hoztál. Tudtad, hogy a maradék 10-20% könnyen lehet még 10-20 óra, ha nem figyelsz? Ez egy olyan általános törvény, amit a legtöbben nem tudnak, maximum csak tapasztalati úton döbbennek rá egy idő után.

Mindenre vonatkozik ez? Természetesen nem. Egy szívműtétet 100%-osan be kell fejezni, egy szoftvert szintén, a hídnak is el kell érni a másik partot :-). De ha cikket írsz, előadásra készülsz, takarítasz vagy a nyaralást tervezed, a perfekcionizmus leblokkolja a munkádat. Mivel magam is hajlamos vagyok rá, ezt szoktam ismételgetni, mint egy mantrát: 80% elég, 80% elég, 80% ELÉG!!!

Melyik ötletet találtad a leghasznosabbnak? Melyik alkalmazásával érhetnél el gyorsan eredményeket? Azt csináld először egy hétig. Aztán még egy hétig a következőt. Azt fogod találni, hogy a hatékonyságod a duplájára fog emelkedni, anélkül, hogy több időre, energiára vagy erőfeszítésre lenne szükséged. Utána a bejgli is jobban fog esni. Boldog Karácsonyt!