Úgy érzed, hogy kicsúszik a kezed közül az idő? Az időgazdálkodásod hatékonysága közelít a nullához? Könnyen lehet, hogy ennek az az oka, hogy saját magadat szabotálod. Nézd át az alábbi 10 hatékonyság-ölő szokást, és ha jellemző rád, szabadulj meg tőlük.

10 időgazdálkodási szokás, ami tönkre teheti munkád hatékonyságát:

1. Túltervezed a dolgokat.

Belátom, hogy ez kevesek gondja, de elsőként pipáljuk ki ezt a csekklistáról. Vannak emberek, akik a nap minden egyes percét ki akarják használni, és ezért vég nélkül terveznek. Ez persze fontos, de a cselekvés még fontosabb. Ezt szoktam mondogatni magamnak: 80% elég. Nem kell tovább polírozni, csapjunk a lovak közé!

2. Túl sokat vacakolsz egy egyszerű feladattal.

Amikor munka van, akkor munka van. Képesnek kell lenned arra, hogy álló helyzetből pár másodperc alatt felgyorsulj százra. Magyarországon egy ember egy órai munkával 24$ értéket állít elő. Ugyanez Svájcban 50$, az USA-ban 67$. Nyilván ebben más tényezők is szerepet játszanak, de aki kimegy az USA-ba dolgozni, általában arról számol be, hogy kell némi idő, amíg felveszi a munkatempót. Pörögni kell, nincs mese.

3. Nem pihensz eleget.

Ha túl sokat ülünk az asztalnál, romlik a hatékonyságunk. Két dolog kell: oxigén és víz. Kelj fel és járj egyet, közben pedig igyál egy nagy pohár vizet (ne valami édes löttyöt, alkoholt meg főleg ne). Alapvető, hogy ne hagyj ki étkezést. Ebben életem során rengeteget bűnöztem, csak nemrég sikerült átállnom a napi 5, fix idős étkezésre. Kicsit macerás, nem vitás, de megéri. Este pedig nincs kaja – 6-7 után -, mert az alvásnak annyi.

4. Olyan kütyüt használsz, amit szívből utálsz.

Ha olyan időgazdálkodási rendszert, vagy szoftvert használsz, amit nem szeretsz, akkor ne használd. Hiába király kúl az az app az iPhone-odon, ha kínlódsz vele. Ha a papír jobban bejön, akkor azt kell alkalmazni.

5. Vársz a tökéletes pillanatra, hogy belevágj.

Elárulom a nagy titkot: évekig várhatsz rá, nem fog eljönni. Éspedig azért, mert nincs ilyen. Csinálj egy tervet, és kezdj el a megvalósításon dolgozni. Kerülj mozgásba, mert egy álló autó soha nem ér oda a célhoz.

6. Percenként nézed az emailjeidet.

Ez korunk bubópestise. Téged is megfertőzött? Ezt én úgy igyekszem megoldani, hogy amikor a számítógépen dolgozom, akkor a Firefox van nyitva, a Chrome nem. Mivel ez utóbbiban van a levelezésem, bármit meg tudok nézni a neten – Wikipedia, stb. -, és nem érzek csábítást a levelek nézegetésére. Legyél kreatív, de valahogy kattanj le a gmail fiókodról, mert úgy eszi meg az idődet, hogy észre sem veszed.

7. Kapkodsz.

Belekapsz az első feladatba, ami a szemed elé kerül? Prioritás, prioritás, és még egyszer prioritás. Ha túl sok fontos ÉS sürgős teendő van az életedben, akkor valamit rosszul csinálsz. Ahogy Stephen Covey mondja, a titok a kettes kvadránsban van: napi feladataink zöme fontos és NEM sürgős legyen (tervezés, ütemezett találkozók, család, pihenés, stb.). A tűzoltást csökkentsd a minimumra.

8. Több teendővel zsonglőrködsz egyszerre.

Egyszerre írsz jelentést, sms-ezel, a neten nézel valamit, mobilon beszélsz…. Helyette inkább használd az „egyszerre egy dolgot” stratégiát. Teljes koncentrációval jóval gyorsabb és hatékonyabb leszel. Ha attól félsz, hogy valamit közben elfelejtesz, írd le egy darab papírra.

9. Nem nézed meg napközben a naptáradat.

A naptár – akár papír, akár Google Calendar – pontosan megmondja, hogy milyen sorrendben jönnek a feladatok. Sokan azonban elfelejtik a nagy rohanásban megnézni, és így olyan, mintha nem is lenne.

10. Az utolsó pillanatig halogatod a feladatok elkezdését.

Ezt meglepően sokan csinálják. A megoldás: egyszerűen csak írd be a naptáradba egy konkrét időponttal, mint egy találkozót. Az elkezdés sokszor csak a tervezést jelenti, vagy ötletek gyűjtését a neten. Belevágni valamibe olyan, mint átmenni kocsival egy „fekvőrendőrön”. Ha lendületbe hozod magad, sokkal könnyebben fog menni.

Nézd meg a fenti rossz szokásokat, és ha valamelyik jellemző rád, gyomláld ki, és időgazdálkodásod hatékonysága ugrásszerűen meg fog emelkedni.